ArkivCentrum Örebro län (organisationsnummer: 875000–7158) behandlar personuppgifter för att kunna genomföra sin verksamhet, fullfölja avtal och utföra administration i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR.

ArkivCentrum Örebro län är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy. Denna policy gäller för:

• föreningens hemsida, arkivcentrum.se
• föreningens verksamhet
• föreningens arkivmaterial

1. Om föreningens hemsida

arkivcentrum.se (serverplats one.com) används av föreningen som webbplats och informationskanal för att presentera föreningens verksamhet, aktiviteter och medlemskap. Föreningen kan också använda portalen för att dokumentera, bevara och tillgängliggöra lokalhistoriskt material, fotografier, dokument, berättelser och andra delar av det lokala kulturarvet.

Personuppgifter kan därför förekomma både i aktuell information om föreningens verksamhet och i historiskt material som bevaras eller publiceras i kulturhistoriskt syfte.

Föreningen behandlar personuppgifter med respekt för den personliga integriteten och med hänsyn till det allmänna intresset av att bevara och sprida kunskap om kulturarv, historia och lokala miljöer.

2. Om föreningens verksamhet

ArkivCentrum Örebro län är en ideell förening som verkar för att främja kunskap om Örebro län historia, kulturarv och kulturmiljöer genom förvaltning av arkiv.

Personuppgifter kan därför förekomma i avtal, i föreningens bokföringssystem, i medlemsregister, i register för utskick och i information, i arkivet, på hemsidan och sociala medier.

De rättsliga grunderna är det allmänna intresset, rättslig förpliktelse och samtycke.

3. Om föreningens arkivmaterial

Föreningen har ett kulturhistoriskt arkiv innehållande bland annat dokumentationer, foton, rörlig bild (film) samt protokoll, räkenskaper, trycksaker och andra handlingar.

Personuppgifter finns i arkivhandlingarna, i förteckningsregister och övriga system.

De rättsliga grunderna är det allmänna intresset och samtycke. Notera att arkivmaterial är skyddat enligt artiklarna 5 och 89 i Dataskyddsförordningen. Se även Riksarkivets föreskrift 2024:8 om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.

För deponenters arkiv är ArkivCentrum Örebro län inte personuppgiftsansvarig. Det är respektive deponent.

4. Personuppgiftsansvarig

ArkivCentrum Örebro län
Organisationsnummer: 875000–7158
Adress: Nastagatan 11 F, 702 27 Örebro
E-post: info@arkivcentrum.se
Telefon: 019-611 29 00

5. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Personuppgifter kan förekomma i:

• Information om föreningens verksamhet
• Kontaktuppgifter till föreningens funktionärer
• Aktiviteter och arrangemang
• Fotografier
• Lokalhistoriska berättelser
• Dokument och arkivmaterial
• Kulturhistoriska samlingar
• Frågor och meddelanden som skickas till föreningen

Exempel på personuppgifter som kan behandlas är:

• Namn
• Fotografier där personer kan identifieras
• Kontaktuppgifter
• Uppgifter om föreningsengagemang
• Uppgifter om personer, platser och händelser i historiskt material
• Personuppgifter som förekommer i dokument eller arkivhandlingar

6. Varför behandlar vi personuppgifter?

Föreningen behandlar personuppgifter för att:

• Informera om föreningens verksamhet
• Publicera information om aktiviteter, arrangemang och medlemskap
• Kommunicera med medlemmar och allmänhet
• Besvara frågor och förfrågningar
• Dokumentera föreningens verksamhet
• Dokumentera, bevara och förmedla kunskap om bygdens historia
• Förvalta föreningens samlingar och arkiv
• Tillgängliggöra kulturhistoriskt material
• Administrera material som föreningen lagrar i one.com
• Behandlingen kan avse både aktuell verksamhetsinformation och historiskt material.

7. Rättslig grund

Föreningen behandlar personuppgifter med stöd av dataskyddsförordningen (GDPR) och annan tillämplig lagstiftning.

Beroende på behandlingens art kan den rättsliga grunden vara:

• Berättigat intresse
• Samtycke
• Rättslig förpliktelse
• Arkivändamål av allmänt intresse
• Historiska forskningsändamål eller dokumentation av kulturarvet enligt tillämpliga bestämmelser

Vid publicering och bevarande av kulturhistoriskt material gör föreningen en bedömning av materialets kulturhistoriska värde, allmänintresse och betydelse för förståelsen av bygdens historia.

8. Publicering på hemsidan och sociala medier

Vid publicering eftersträvar föreningen att väga:

• Kulturhistoriskt värde
• Informationsvärde
• Allmänintresse
• Den personliga integriteten för berörda personer

Särskild hänsyn tas när uppgifter rör nu levande personer eller andra förhållanden som kan uppfattas som integritetskänsliga.

8. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Personuppgifter som förekommer i föreningens arkiv, samlingar eller dokumentation kan bevaras under lång tid när detta är motiverat av kulturhistoriska, arkivmässiga eller forskningsrelaterade skäl.

Personuppgifter som avser föreningens löpande verksamhet sparas endast så länge de behövs för det ändamål för vilket de behandlas eller så länge som krävs enligt lag.

10. Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter kan göras tillgängliga genom publicering på föreningens webbplats och sociala medier.

Om föreningen använder hembygdsportalens funktioner för publicering till externa kulturarvstjänster kan uppgifter även bli tillgängliga genom sådana tjänster.

Föreningen lämnar i övrigt endast ut personuppgifter när det finns stöd i lag eller när det är förenligt med föreningens verksamhet och ändamål.

11. Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

• Få information om hur dina personuppgifter behandlas
• Begära tillgång till dina personuppgifter
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter
• Begära begränsning av behandling i vissa fall
• Invända mot viss behandling
• Framföra synpunkter på publicerat material

Rätten till radering och vissa andra rättigheter kan vara begränsade när behandling sker för arkivändamål av allmänt intresse, historiska forskningsändamål eller dokumentation av kulturarvet enligt gällande lagstiftning.

12. Kontakt

Om du har frågor om föreningens behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta:
ArkivCentrum Örebro län
info@arkivcentrum.se
019-611 29 00

13. Ändringar av policyn

Föreningen kan uppdatera denna integritetspolicy vid behov.

Fastställd av styrelsen för ArkivCentrum Örebro län den 2026-09-22, § 5 Rapporter- och beslutsärenden.